Etiketa III – Telefonování a elektronická komunikace

Telefonování a elektronická komunikace

1. Telefonování
Při přijetí hovoru se vždy představ jménem nebo telefonním číslem.
Situace: V dnešní době chytrých telefonů ti to možná přijde zbytečné. Věř tomu, že i když
máme uložené své telefonní kontakty, může se stát, že omylem zavoláš někomu jinému.
Není pak nic trapnějšího, než když ti začne na druhé straně někdo vyprávět situaci, která
se tě netýká. Nedej situaci, kdy se tě situace týká a ve špatném ohledu.
Představ si situaci: Pozdě večer, zvoní ti telefon a neznámé číslo. Ze slušnosti hovor
přijmeš a na druhé straně se ozve „Umřeš“ a hovor v tu chvíli skončí. Jak ti je?
Nejvhodnější doba:
– Běžné telefonáty – mezi 9:00 a 21:00, ideálně mezi 10:00 a 20:00
– Pracovní hovory – v pracovní době, obvykle mezi 9:00 a 17:00, pokud není
domluveno jinak
– Víkendy a svátky – telefonovat jen v nutných případech nebo po předchozí domluvě
– Rodina a blízcí přátelé – není striktně dáno, ale nejvhodnější doba mezi 8:00 a 20:00
– Záchranné složky – kdykoliv
Nevhodné časy:
– Brzy ráno – před 8:00, pokud se nejedná o urgentní žáležitost
– Pozdě v noci – po 21:00, výjimkou jsou blízcí přátelé nebo urgentní situace
– Obědová pauza – 12:00 – 13:00 může být nevhodné, pokud nevíš, že je druhá strana k dispozici

Speciální situace:
– Cizí nebo formální kontakty – vždy nejprve pošli zprávu nebo e-mail a domluvit vhodný čas.
– Mezinárodní hovory – zohledni časové pásmo a společenské normy dané země.
– Hovory o víkendu – preferuj odpoledne, pokud není domluveno jinak

2. Elektronická komunikace

o  E-mail
– Na začátku e-mailu vždy pozdrav a oslov člověka. Pokud znáš jeho jméno, je přesné adresování vždy lepší, než napsat „vážený pane jednateli“
– V e-mailové komunikaci buď stručná a jdi k věci. Nikoho nebaví číst dlouhé zprávy o tom, jak se na věc díváš.
– Na konci e-mailu vždy připoj podpis s kontaktními údaji, a to včetně e-mailové adresy, ačkoliv je uvedena v adresátovi e-mailu. Je to zkrátka slušné.

Chyby:
1. Nepředstavení se do telefonu.
2. Nevhodná denní doba.
3. Dlouhý hovor, kde sděluješ příliš nepodstatných detailů.
4. Hovor mimo domluvený den a čas.

Když zvládneš komunikaci na dálku, je čas podívat se na to, jak se chováme tváří v tvář ve veřejném prostoru.